意外と知らないビジネスマナー②
ビジネスマナーと言われると、何を想像しますか？？
服装や挨拶、言葉遣い、名刺の受け渡し方などたくさんあります。
社会人が企業で働く上で必要なマナーの事を、ビジネスマナーと言います。
新入社員や初めてお仕事する時は、ビジネスマナーが身についていない事が多いです。
ですが、お仕事が始まり社内で先輩達から教わったり、先輩を見ながら習得していきます。
社内・社外では、相手に不愉快な思いをさせない、迷惑をかけない事が必須です。
前回は、【服装・身だしなみ・挨拶】編をご紹介しました。
今回は、【ビジネス会話・電話応対・訪問・文書（メール）】編をご紹介いたします。
- ビジネス会話
コミニュケーションは、仕事を円滑に進めていくために必要不可欠です。
突然、話しかけるのは失礼になってしまうので、必ず【クッション言葉】を使いましょう。
本題を話す前にクッション言葉を入れると話しやすく、相手への配慮にもなります。
一番大切なのは、【明るいトーンではきはきと！】
例えば‥（尋ねるとき）
差し支えなければ～、失礼ですが～、今お時間宜しいでしょうか？
例えば‥（断るとき）
残念ですが‥、申し訳ございませんが‥、あいにくですが‥、せっかくですが‥、
例えば‥（頼むとき）
お手数ですが‥、恐れ入りますが‥、申し訳ございませんが‥、宜しければ‥、
クッション言葉はこの他にもたくさんあります。
- 電話
電話は、お客様から掛かってくることが多いです。
1コール2コールで出るようにしましょう。
3コール以上は、【お待たせ致しました】と一言付け加えましょう。
【会社の代表】という気持ちで、誰に対しても失礼が無いように心がけましょう。
かかってきた電話に出る場合‥
お電話ありがとうございます、はい！○○会社でございます
一般的には、【もしもし】ですが、会社の電話に出るときは、【もしもし】はマナー違反です！
- 訪問
訪問の準備はしっかりしよう！
先方への行き方や、時間、持ち物、確認して当日に慌てないようにしましょう。
遅刻は、厳禁です！
建物に入る前に、上着などは脱ぎましょう。
携帯をマナーモードにしておくことも忘れずにしておきましょう。
【自分はどこの誰なのか】【誰と】【何時から約束なのか】
受付の方に伝えましょう。
応接室には、【上座・下座】があります。
目上の人や、お客様が座る席を上座、目下の人や接待をする人が座る席を下座。
ドアに近いほど下座になります。
- 一番偉い方、目上の方、お客様
- 二番目に偉い方、目上の方、お客様
- 三番目に偉い方、目上の方、上司
- 自分
- 文書、メール
社内や社外で毎日のようにメールを使用します。
読みやすく、簡潔に、丁寧に、様々な事に気を付けなければなりません。
メールで何もかも伝えればいいわけではありません。
メールと電話を使い分けましょう！
- 件名
すぐに要件が伝わるように、分かりやすい件名が望ましいです。
（例）
【○○の件】、【請求書の件】、など。
※上記のように【】カッコを使用することで、目立ち分かりやすくなります。
- 宛名
どこの誰宛に送るのか？会社名+部署名+役職+名前を記入しましょう。
（例）社外
株式会社 ○○
営業部 課長 □□ 様
（例）社内
○○部
□□さん（または、○○課長とするのが一般的です。）
- 書き出し
本文の書き出しでは、挨拶+自分の名前を記入しましょう。
社外での定型的な挨拶は、お世話になっておりますが使われることが多いですが、
社内では、お疲れ様ですが一般的です。
（例）
お世話になっております。
株式会社 □□の○○です。（申します、ございます、）
- 本文
要件を簡潔にまとめわかりやすくしましょう。
- 締め
今後とも宜しくお願い致します。
- 署名
（例）
株式会社 ○○
営業部 ○○ 花子
〒111-1111 新潟県柏崎市‥‥1-1-1
TEL：0120-000-○○ FAX：0120-000-○○
メールアドレス：□□＠‥‥
URL：http：//‥‥‥
- 「TO」「CC」「BCC」って何？？
To→宛先 - Cc→カーボンコピーの略で、複写という意味があります。
Toは、メインの送り先でCcは、複写を送りたい相手という意味になります。
- Bcc→ブラインド・カーボンコピーの略で、Bccに入力されたメールアドレスは、
ToやCcの人、他のBccの受信者には表示されない為、一斉送信、メルマガ送信する際に使用します。
最後に誤字脱字、送り先は合っているか？二重敬語や誤った敬語になっていないか？などを確認しましょう。
～間違いやすい二重敬語～
・伺わせていただきます→伺います
・おっしゃられる→おっしゃる、話される、お話になる
困った時は、テンプレートを使用するようにしましょう。
ですがメールの使いまわしは、よくありません。
初めのうちは、慣れない文章で戸惑うかもしれませんが、慣れてくると自然と出来るようになります。
《まとめ》
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